Bereik de doelgroep

Grote projecten hebben vaak veel invloed op de omgeving. Daarom is het belangrijk om zoveel mogelijk mensen te betrekken bij het participatietraject, vooral degenen die direct met de veranderingen te maken krijgen. Verschillende personen krijgen op verschillende manieren te maken met deze veranderingen. Iedere groep moet bij de participatie een kans krijgen.

Bij participatie is het nodig om rekening te houden met de verschillen binnen de samenleving, zoals verschillen in cultuur, levensstijl en meningen. Een veelgehoorde zorg bij participatie is dat vaak dezelfde mensen deelnemen, zoals degenen die regelmatig informatieavonden bezoeken. Dit kan ertoe leiden dat u slechts een beperkte groep hoort en dat hun belangen te veel invloed krijgen.

U kunt de volgende stappen zetten om verschillende groepen te betrekken bij het project.

Krijg een goed beeld van de wijk of buurt

Onderzoek wie er in de wijk wonen en wat er nodig is om de verschillende groepen te betrekken. Besteed extra aandacht aan groepen die vaak minder actief deelnemen. Hoeveel tijd en aandacht hiervoor nodig is, hangt af van het project.

Werk samen met wijkmanagers, wijkteams en buurt- of wijkverenigingen

Mensen en organisaties in de wijk of buurt hebben waardevolle kennis over de wijk en de verschillende groepen mensen die er wonen.

Betrek speciale belangenorganisaties

Het kan zijn dat een project nieuwe openbare ruimtes omvat. Dan kan bijvoorbeeld een belangenorganisatie voor mensen met een beperking waardevolle inbreng hebben als het gaat om de bereikbaarheid. Ook kan het zijn dat er in de wijk veel mensen wonen die niet goed de Nederlandse taal beheersen. Dan kan het helpen organisaties te betrekken om te helpen bij het vertalen.

Initiatiefnemers van een project zien vaak de mensen over het hoofd die op zoek zijn naar een woning. Initiatiefnemers zien woningzoekenden vaak niet als directe belanghebbenden en zij krijgen dan geen uitnodiging om mee te doen aan een participatietraject. Dit komt omdat ze geen eigenaar of bewoner zijn van een woning in het gebied waar de ontwikkeling van het project is. Omdat ze niet betrokken zijn hebben ze ook weinig tot geen invloed in de besluitvorming. Toch kunnen zij wel een belang hebben bij het project, vooral wanneer het om woningbouw gaat voor meer dan circa 10 woningen. Bijvoorbeeld omdat ze op zoek zijn naar woonruimte in het gebied of omdat veranderingen in het aanbod van woningen gevolgen heeft voor hen.

Er zijn een aantal redenen om woningzoekenden actief te betrekken:

Woningzoekenden weten wat de wensen en behoeften van toekomstige bewoners zijn. Deze kennis helpt om de plannen aan te passen aan de vraag op de woningmarkt.
Woningzoekenden kunnen in de toekomst directe belanghebbenden worden. Ze vroeg betrekken zorgt voor meer steun voor het project op de lange termijn.
Woningzoekenden brengen andere meningen naar voren. Meningen die van belang kunnen zijn bij de besluiten over het project. Dit leidt tot betere keuzes en plannen.

Er zijn verschillende manieren om woningzoekenden actief te betrekken bij participatieprocessen.

Gemeente Zeist

Initiatiefnemers van middelgrote tot heel grote woningbouwprojecten kunnen contact(Verwijst naar een externe website) opnemen met de gemeente voor aanvullende informatie.

Niet voor iedereen is het logisch of natuurlijk om deel te nemen aan participatietrajecten. Mensen doen misschien niet mee, omdat ze eerder negatieve ervaringen hebben gehad. Of omdat ze niet weten dat er een project is, geen tijd hebben of geen kennis hebben van het onderwerp. Het is de taak van de initiatiefnemer om eventuele drempels te verlagen en vertrouwen op te bouwen. Dit is nodig want initiatiefnemers zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie en het organiseren van participatie rondom hun project. Binnen de wettelijke grenzen hebben zij wel de vrijheid om de vorm en omvang van participatie zelf te bepalen.

Om de betrokkenheid te vergroten zijn er een aantal punten om mee te nemen.

Communiceer helder, open en duidelijk

Duidelijkheid geeft vertrouwen. Initiatiefnemers moeten belanghebbenden goed informeren over het project en het participatieproces. Dat houdt ook in dat de belanghebbenden weten welke invloed zij hebben en waar de grenzen liggen.

Organiseer verschillende bijeenkomsten

Organiseer bijeenkomsten op verschillende tijdstippen en plaatsen, zodat zoveel mogelijk mensen de kans krijgen om deel te nemen.

Zorg voor goed vindbare informatie

Zorg dat alle informatie gemakkelijk te vinden en te begrijpen is, zowel digitaal als op papier.

Zorg voor volledige informatie en geef die op tijd

Informeer belanghebbenden zo vroeg mogelijk over de plannen. Dit voorkomt verrassingen en vergroot de betrokkenheid.

Zorg voor diverse manieren van communicatie

Gebruik verschillende manieren voor communicatie om verschillende groepen te bereiken. Denk aan middelen als flyers, brieven, persberichten, posters en sociale media. Houd rekening met de behoeften van de betrokkenen en combineer schriftelijke en digitale communicatie.

Herhaal communicatie

Communiceer vaker dan één keer over belangrijke informatie. Dit zorgt ervoor dat iedereen goed op de hoogte blijft.

Maak duidelijke en aantrekkelijke uitnodigingen

Zorg dat uitnodigingen duidelijk, gemakkelijk te begrijpen en aantrekkelijk zijn. Verstuur uitnodigingen voor bijeenkomsten op tijd. Gebruik tijdens de bijeenkomsten folders, brochures, kaarten enzovoort om mensen goed te informeren.

Kies voor verschillende werkvormen

Kies voor een combinatie van bijeenkomsten in de wijk of buurt en digitale participatie. Denk ook na over andere methoden, zoals een stand op het marktplein of een rondleiding over de bouwplaats. Voor de verschillende participatieniveaus zijn er werkvormen die goed passen.

Kies gemakkelijk bereikbare en gastvrije plekken voor bijeenkomsten

Organiseer bijeenkomsten op plekken die goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer. Zorg ook dat het een goed toegankelijke plek is voor mensen met een fysieke beperking.

Maak een aparte website voor grotere projecten

Overweeg bij grootschalige projecten een speciale website. Op deze website kunnen mensen dan informatie vinden en hun mening geven.

Gespreksverslagen en terugkoppeling

Houd bij wat er wordt besproken en vertel aan de betrokkenen wat er met de reacties gebeurt. Geef aan welke voorstellen u meeneemt. Geef ook aan waarom u bepaalde ideeën niet verwerkt. Bespreek de reacties met de gemeente en betrokkenen om samen tot de beste oplossingen te komen.