Heel groot project

Voorbeelden

• Een gebiedsontwikkeling voor een landgoed, buitenplaats of nieuwe woonwijk.
• Een project voor grootschalige duurzame energieopwekking.
• Een bedrijf in een milieucategorie die hoger is dan 3.1 (volgens de VNG handreiking activiteiten en milieuzonering(Verwijst naar een externe website)).

Deze hele grote projecten hebben zoveel gevolg, dat (bijna) de hele gemeente als belanghebbende of geïnteresseerde kan worden gezien. Uiteraard tellen de belanghebbenden buiten de gemeentegrens ook mee. In ieder geval moeten de omwonenden binnen circa 400 meter, bewoners langs aanrijroutes en bewoners die overlast kunnen ervaren worden geïnformeerd. En ook de grondeigenaren, bedrijven, (wijk)verenigingen en belangengroepen, die in dit gebied actief zijn. Bij een groot project horen daar ook bijvoorbeeld ondernemersverenigingen bij. Daarnaast dienen ook woningzoekenden en organisaties uit het sociaal domein betrokken te worden. 

• Omwonenden en andere belanghebbenden binnen een straal van circa 400 meter informeren. Dit kan door een brief te sturen naar de belanghebbenden met een uitnodiging voor een eerste bijeenkomst en/of met een verwijzing naar de website waar alle informatie over het project te vinden is. Bij de bijeenkomst of al bij de uitnodiging en ook op de website tekeningen laten zien van het project. Bijeenkomsten kunnen zowel fysiek als digitaal plaats vinden en bij dergelijke grote projecten zijn meerdere bijeenkomsten noodzakelijk.
• Voor deze grote initiatieven is het ook nodig om contact te leggen met bedrijven, grondeigenaren, maatschappelijke organisaties, bijvoorbeeld maatschappelijke organisaties die zich hier eventueel zouden kunnen, willen of moeten vestigen, woningzoekenden en/of belangenverenigingen.
• Informatie via extra kanalen verstrekken, bijvoorbeeld: een bericht sturen naar de wijkverenigingen en/of in de buurtapps, een aankondiging via verschillende bouwborden rondom het gebied en/of aankondigingen in de bibliotheek, op sportverenigingen, scholen of supermarkten.
• Bij projecten van deze grote horen ook publicaties in de plaatselijke krant en op sociale media.
• Er moet steeds een verwijzing zijn naar de plek waar alle informatie over het project te vinden of te krijgen is. Bijvoorbeeld een webpagina, een informatiekantoor en/of de nog te houden informatiebijeenkomsten. Daarbij wordt ook vermeld wat al eerder in het participatietraject is ingebracht en hoe daarmee is omgegaan.
• Steeds moet duidelijk zijn hoe het participatietraject er (grofweg) uit heeft gezien en hoe het vervolg er uit gaat zien. Organiseer meerdere participatierondes met verschillende type bijeenkomsten; klankbordgroep sessies, inloopbijeenkomsten en brede plenaire presentaties of een webinar. Er kan ook veel online, zoals reageren op stellingen, ideeën aandragen of een enquête afnemen. Steeds moet duidelijk zijn hoe en wanneer men op het project (of op welke onderdelen daarvan) kan reageren.
• In verschillende fases van het plan wordt steeds opnieuw geparticipeerd. Steeds wanneer het plan verder is uitgewerkt moeten belanghebbenden en geïnteresseerden kunnen reageren op de nieuwe informatie. Het is goed om er daarbij voor te zorgen, dat niet dezelfde discussies nogmaals gevoerd worden.
• Naar aanleiding van de reacties zullen extra gesprekken met (een gedeelte van de) belanghebbenden nodig zijn. Overweeg ook om in gezamenlijke sessies samen met hen te ontwerpen. Pas vervolgens het plan aan op basis van de reacties waar dat nodig of gewenst is.
• De plannen worden, waar wenselijk en/of nodig aangepast aan de reacties.
• Verwerk de reacties en de aanpassingen in een verslag.

Een participatietraject voor een groot project duurt vaak ten minste 6 maanden, soms veel langer.

• Als het nodig is uitleg geven over participatie aan de initiatiefnemer.
• De algemeen vastgestelde voorwaarden en kaders (richtlijnen) delen.
• De aanvraag samen met het verslag controleren.
• Helpen bij het bepalen wie de belanghebbenden zijn, bij het samenstellen van de adreslijst en het leveren van de contactgegevens van de belangenverenigingen.
• Ondersteunen bij vragen van belanghebbenden en de initiatiefnemer.
• Soms voorwaarden en regels op maat vaststellen voor het project.
• Bij grote projecten stelt het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad eerst de voorwaarden en kaders (richtlijnen) vast.
• De gemeente is actief betrokken bij de opzet en (meer passief) bij de uitvoering van het participatietraject. Ze is aanwezig bij bijeenkomsten en bewaakt de terugkoppeling aan belanghebbenden.
• Bij de uitwerking van de plannen organiseert de initiatiefnemer de participatie. De gemeente denkt mee over de opzet en uitvoering van het participatietraject. Ook denkt de gemeente mee met welke groepen mensen de initiatiefnemer contact op moet nemen.
• De gemeente is aanwezig bij de (belangrijkste) bijeenkomsten.