Het oordeel over de participatie
Wanneer een initiatiefnemer een participatieproces voor een project heeft gehouden, beoordeelt de gemeente of dit goed is gegaan. De gemeente controleert de participatie op 6 onderdelen. Op basis hiervan wordt bepaald of er wel of niet voldoende participatie heeft plaatsgevonden. Welke gevolgen het heeft als de participatie onvoldoende is, is afhankelijk van de procedure.
Controle van de participatie
De gemeente controleert aan de hand van 6 onderdelen of de initiatiefnemer genoeg heeft gedaan aan participatie.
1. Voldoende personen geïnformeerd
Het is voldoende als de initiatiefnemer alle belanghebbenden heeft geïnformeerd (of hen ruim voldoende kans heeft gegeven om zich te informeren) en iedereen van wie redelijkerwijs kan worden bedacht dat zij geïnteresseerd zijn in het project ook. Hoeveel mensen en organisaties dit zijn, hangt sterk af van de grootte van het project.
2. Tijdig
De initiatiefnemer heeft tijdig gehandeld als alle belanghebbenden en geïnteresseerden in elke fase van het participatietraject op tijd de relevante informatie kregen of konden inzien. Zij konden zich voldoende voorbereiden op de reactie, die zij op dat moment mochten geven. Daarbij dient een initiatiefnemer bijvoorbeeld rekening te houden met de vakantieperiode.
3. Inbreng
In elke fase van de participatie moeten de belanghebbenden en geïnteresseerden hun inbreng kunnen leveren. De initiatiefnemer moet duidelijk maken wanneer en hoe deelnemers reacties kunnen geven en deze reacties goed vastleggen. Telefonische en mondelinge reacties worden schriftelijk vastgelegd.
4. Reactie op inbreng (in het proces)
De initiatiefnemer neemt alle reacties serieus en probeert hieraan zo veel mogelijk tegemoet te komen. De initiatiefnemer onderzoekt of de inbreng van de betrokkenen geheel of gedeeltelijk in de plannen ingepast kan worden of dat op een andere manier aan deze wensen kan worden voldaan.
5. Motivatie voor de keuzes (in het verslag)
Wanneer de initiatiefnemer niet of niet geheel aan de reacties van betrokkenen tegemoet kan komen, wordt uitgelegd waarom dit niet kan. Die uitleg mag niet uitsluitend gebaseerd zijn op het eigen belang van de initiatiefnemer. Bij die uitleg betrekt de initiatiefnemer ook het (gemeentelijke) beleid en/of de wet- en regelgeving, die van toepassing is. Daarbij laat de initiatiefnemer ook zien wat geprobeerd is om de inbreng van betrokkenen bij de planvorming te betrekken. Zie punt 4.
6. Verslag van het proces
Tenslotte laat de initiatiefnemer met een verslag aan de gemeente zien, dat aan alle bovenstaande eisen is voldaan. Het is niet nodig en ook niet gewenst om een woordelijk verslag van alle gesprekken in te leveren. Dat is te veel werk en voegt weinig toe. Wel is het belangrijk, dat uit het verslag blijkt op welke wijze de initiatiefnemer aan alle punten heeft voldaan. De initiatiefnemer laat dus ook zien welke punten zijn ingebracht, in hoeverre deze zijn ingepast en overgenomen en waarom daar voor gekozen is.