Stappenplan participatietraject

Lees voor

Het stappenplan is een richtlijn voor initiatiefnemers om het participatietraject voor een wat groter project vorm te geven. Voor kleinere projecten met beperkte gevolgen zijn niet alle stappen noodzakelijk of hoeft u ze niet zo uitgebreid toe te passen. Als het beter aansluit bij de praktijk kunt u de stappen ook in een andere volgorde doorlopen.

Voer de sneltest participatie uit

Participatie begint het liefst zo vroeg mogelijk. Voer daarom de sneltest voor participatie uit om te kijken wat de gevolgen van het project zijn en wie de belanghebbenden zijn.

Bepaal de belanghebbenden

Bepaal wie te maken krijgt met de gevolgen van het project. Hoe groter de invloed van het project is op de leefomgeving, hoe meer belanghebbenden en betrokkenen er zijn. Lees meer over het bepalen van belanghebbenden.

Maak een participatieplan

Maak een participatieplan. Hierin staat hoe u de participatie gaat uitvoeren en bestaat bijvoorbeeld uit:

Een beschrijving van het project of projectplan.
Het participatieniveau. Hierbij staan heldere afspraken over wie wat doet. Uitsluitend informeren vindt de gemeente onvoldoende omdat inwoners dan niet kunnen reageren op een plan.
Inhoudelijke informatie over het project en de manier waarop u al rekening heeft gehouden met de belangen van anderen.
Hoe de participatie eruit gaat zien en wie de gesprekspartners zijn. Ook zet u in het plan wat de gespreksonderwerpen zijn en in welke vorm de participatie plaatsvindt. Denk aan wanneer er participatiebijeenkomsten zijn of dat er een enquête ingevuld kan worden. Vermeld ook hoe u betrokkenen over de participatiemogelijkheden informeert en projectinformatie deelt. Op welke website informatie te vinden is, hoe nodigt u deelnemers uit enzovoort.
Hoe u omgaat met de reacties van belanghebbenden en hierover verslag doet.
De planning van het participatieproces, waarbij u rekening houdt met vakantieperiodes. Dat wil zeggen dat u in die weken geen belangrijke activiteit of einddatum plant.

Overigens is het bij grote projecten vaak gewenst om het hele participatietraject van tevoren te bespreken met de gemeente. Dan is tijdens het traject iemand van de gemeente betrokken en heeft de gemeente al een redelijk goed beeld van de participatie.

Mensen uitnodigen en samenbrengen

De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het verzamelen van de meningen en reacties van mensen. Vaak gebeurt dat via het voeren van gesprekken, maar dit kan ook digitaal. Het kan bijvoorbeeld door eerst een informatieavond te houden. Op deze avonden kunnen geïnteresseerden zich aanmelden voor een kleinere groep (klankbordgroep) om verder te praten. Nodig belanghebbenden minimaal 2, maar liever 3 tot 4 weken van tevoren uit. Kies een goed bereikbare plek op of nabij het plangebied. Bij grotere plannen kan het nodig zijn om meerdere gespreksrondes te houden. Hier vindt u enkele tips.

Voer gesprekken

Bij het houden van gesprekken is het belangrijk om dit op een positieve manier te doen. Enkele tips voor de gesprekken:

Ga ervan uit dat de deelnemers niet bekend zijn met het proces en hoe de Omgevingswet of de gemeente werkt. Dit vraagt dus om extra uitleg.
Kies een onafhankelijke gespreksleider voor grote ingrijpende projecten en/of wanneer de relatie met de betrokkenen niet goed is (geworden).
Overweeg ook digitale manieren om met mensen in gesprek te gaan. Denk bijvoorbeeld aan een website waar deelnemers later nog een reactie kunnen achterlaten of kunnen reageren op stellingen of ideeën kunnen aandragen, bijvoorbeeld op een digitale kaart.
Toon het project in beeld (foto’s, film, tekeningen).
Leg uit hoe er al rekening is gehouden met de omgeving en vraag om reacties.
Geef, waar mogelijk, van tevoren aan of bepaalde opmerkingen wel of niet meegenomen kunnen worden in het plan en waarom wel of niet.
Vat na afloop de hoofdlijnen van het gesprek samen.
Geef aan wat u met de inbreng doet en wanneer u hierop terugkoppeling geeft.
Maak het mogelijk om aanvullende vragen te stellen of nog een reactie te geven, bijvoorbeeld via e-mail. Dit is gewenst omdat sommige mensen wat meer bedenktijd nodig hebben.
Houd regelmatig contact met belanghebbenden, ook tijdens de uitvoering van het project.

Maak een verslag van het participatietraject

Het is belangrijk om in het participatieverslag te vermelden welke gesprekken er zijn gevoerd (en welke andere acties u heeft ondernomen). Daarbij vermeld u in principe:

Welke participatievormen plaatsvonden.
Wie uitgenodigd was en wie aanwezig was.
Welke wensen er zijn.
Welke argumenten of redenen daarvoor zijn ingebracht en ook of er een gedeeld beeld of gedeelde punten van aandacht in het gesprek naar voren kwamen.
Welke onderdelen van het plan wel of geen steun kregen.
De afspraken die gemaakt zijn en hoe de reacties zijn verwerkt.

Maak een participatieverslag dat begrijpelijk is, ook voor belanghebbenden die niet bij elk gesprek aanwezig waren. Zorg dat het verslag te vinden is, bijvoorbeeld digitaal samen met alle andere informatie over het project.

De grootte van het participatieverslag hangt af van de grootte van het plan en het participatietraject. Voor een groot project met veel verschillende belanghebbenden is een uitgebreider verslag nodig dan bij een relatief klein project.

Indien nodig, pas het plan aan in overeenstemming met gemeentelijk beleid

Niet alle wensen van alle betrokkenen kunnen in elk plan verwerkt worden. Participatie betekent dan ook niet altijd dat iemand zijn zin krijgt. U maakt zelf een zorgvuldige keuze of u een plan aanpast op basis van een reactie van een betrokkene. Daarbij spelen de belangen van de betrokkene een rol, maar ook uw belangen, wet- en regelgeving en beleidskeuzes. Bij Het participatietraject vindt u meer over hoe de gemeente omgaat met deze afwegingen.

Als het op basis van deze afwegingen gewenst is, pas het plan dan aan met de reacties van de betrokkenen.

Laat betrokkenen weten dat hun wensen zijn verwerkt.
Soms is nog nader overleg of een bijeenkomst nodig.
Wees transparant over nieuwe informatie en deel deze met alle betrokken partijen.
Vermeld in het verslag hoe het plan is aangepast en waarom andere voorstellen (voor een deel) niet zijn overgenomen. Vermeld redenen voor de keuze om reacties wel, niet of maar voor een deel over te nemen. Doe dit op basis van de kaders en/of beleid- en regelgeving. Een uitleg die uitsluitend gaat over het eigen belang van de initiatiefnemer is niet genoeg. De reden “voldoen aan deze wens zorgt ervoor dat het plan niet meer economisch uitvoerbaar is” kan weer wel een goede reden zijn wanneer het (op basis van het beleid) vanuit de maatschappij gewenst is dat het project er komt.

Verstuur het participatieverslag en toets op correcte weergave

Stuur het verslag naar alle betrokkenen en belanghebbenden of zorg ervoor dat zij weten waar ze het kunnen vinden. Bijvoorbeeld door in een nieuwsbrief te vermelden waar het verslag op de website staat. Toets de correcte weergave van het verslag bij betrokkenen en belanghebbenden.

Dien de vergunningaanvraag in

Vraag de vergunning (of de wijziging van het omgevingsplan) aan en voeg het participatieverslag toe. Dit geeft de gemeente de informatie die nodig is om een goede beslissing te nemen. Lees hier hoe de gemeente die beslissing neemt.

Bij sommige procedures is het nodig om een ontwerp van het plan ter inzage te leggen en/of een (verplicht) advies aan de gemeenteraad te vragen. Stemt u in die gevallen het participatieproces af op deze officiële momenten, zodat deze elkaar aanvullen en niet leiden tot onnodige herhaling van dezelfde discussies.

Blijf deelnemers betrekken

Blijf de deelnemers ook na het indienen van de vergunningaanvraag op de hoogte houden van de voortgang en betrek hen opnieuw bij de verdere uitwerking van de plannen (bijvoorbeeld over groen, inrichting openbare ruimte). Informeer hen over bijvoorbeeld officiële momenten en besluiten. En ook over de feitelijke start van de bouw.